Poutaworks piti toimitilan kehitystyöpajan Silverbucketin henkilöstölle heidän toimitilaa koskevan sisustussuunnitteluprojektin aluksi. Työpajan jälkeen toimitilan ilme viimeisteltiin – lisäksi taukotilasta tehtiin erityisen toimiva. Tästä artikkelista voit lukea lyhyesti, mitä osallistava tilasuunnittelu -työpaja piti sisällään ja mitä sillä saavutettiin. Projektista julkaistaan myöhemmin kuvat tilamuutoksen jälkeen.

Mikä onkaan suunnittelijalle ihanampi lähtökohta, kuin tietää jo ennen ensimmäistäkään ideaa, että ollaan menossa jo oikeaan suuntaan! Samaa varmasti arvostaa suunnittelutyön tilannut yritys, joka maksaa koko touhun.

Avun oikean suunnan löytämiseen tuovat palvelumuotoilusta ja käyttäjäkeskeisestä suunnittelusta tutut menetelmät.

Henkilöstöä osallistava tilatyöpaja

Henkilöstöä voi osallistaa tilasuunnitteluun monella eri tavalla – ja laajuudella. Tässä projektissa sovittiin, että osallistaminen tapahtuu yhden työpajan avulla.

Työpaja kesti 3 tuntia. Henkilöstöstä oli paikalla 95%, johto mukaan lukien. Silverbucketin tapauksessa tämä tarkoitti noin 10 osallistujaa, onhan yritys vielä kohtalaisen pieni (12 henkilöä). Jos henkilöstöä olisi ollut enemmän, olisi työpajaan kerätty pienempi, noin 5 – 10 hengen otos henkilöstön eri työntekijäprofiilin omaavista henkilöistä tai pidetty esimerkiksi kaksi erillistä työpajaa.

  1. Työpajassa parasta oli henkilöstön kohtaaminen – ja myös sen monimuotoisuuden ymmärtäminen. Fasilitoinnin perusoppeja ja metodeja hyödyntäen työpajassa dataa eivät anna tai päätöksiä eivät tee ne äänekkäimmät, voimakastahtoisimmat tyypit vaan tarpeensa ja ideansa saavat kertoa jokainen tasapuolisesti.
  2. Toiveiden tynnyristä priorisoiduksi listaksi tarpeita – kriittisimmästä nice-to-have -ominaisuuksiin. Työpajan loppupuolella tarpeista ja ideoista saatiin kiteytettyä äänestämällä keskeisimmät tekijät. Siis asiat, joihin tilasuunnittelulla kannattaa lähetä hakemaan ratkaisuja. Silverbucketin tapauksessa eniten muutosta haluttiin vihersisustukseen (sen puuttumiseen…)  ja taukotilan toimivuuteen.
  3. Tilasuunnittelussa keskityttiin kriittisimpiin parannuksiin. Tilamuutokseen varattu kokonaisbudjetti keskitettiin taukotilan parantamiseen, lisäksi aulatila sai ilmeeseen näyttävyyttä ja työskentelypisteitä virkistämään tuotiin uusia pintamateriaaleja sekä viherkasveja. Poutaworks suunnitteli toimitilaan mm. puusepäntyönä valmistetun viherkasviseinäkkeen, johon Innogreen valitsi tilaan ja tunnelmaan sopivat kasvit.

Mielestäni kaikki ihmiset ovat mielenkiintoisia sekä kohtaamisen ja kuulemisen arvoisia. Suunnittelijana arvostan mahdollisuutta päästä lähelle tilojen oikeita käyttäjiä ja ymmärtää heidän maailmaansa.

Osallistava työpaja mahdollistaa erilaisten käyttäjien tarpeiden tuomisen esille yhdellä kertaa. Fasilitoitu tilanne ja eri menetelmät kannustavat tarpeiden ja ongelmien rakenteiseen käsittelyyn. Eri menetelmien avulla myös porukan hiljaisemmat saadaan osallistumaan, lisäksi työpajassa pystytään käsittelemään yhdessä myös ristiriitaisiakin tarpeita.

Jos kaipaat suuntaviivoja ja ideoita toimitilasi kehitykseen sen käyttäjien näkökulmasta, ota toki yhteyttä ! Poutaworks on apunasi  käyttäjäkeskeisten menetelmien ja toimitilan sisustussuunnitteluun liittyvissä kysymyksissä.

Alla muutamia kuvia Silverbucket Oy:lle pidetystä henkilöstöä osallistavasta tilasuunnittelutyöpajasta:

Osallistava tilasuunnittelu hyödyntää sisustussuunnittelussa henkilöstön näkemyksiä

Mitä koodarin mielessä liikkuu? Tai myyntipäällikön? Silverbucketin henkilöstöä osallistavassa työpajassa kaikkien ääni saatiin kuuluviin.

Osallistavalla työpajalla työympäristöstä saadaan toimintoja tukeva

Silverbucketin henkilöstö äänesti mm. siitä, miten sisääntuloaulan tulisi ”tervehtiä” heitä aamuisin. Työpajassa äänestettiin kolmesta suunnitteluratkaisusta paras jatkoon.

Kuva henkilöstöä osallistavasta työpajasta

Mitäkähän toimitusjohtaja ajattelee henkilöstön ehdotuksista? Osallistava tilasuunnittelu -työpajassa tarpeet, ongelmat ja ideat olivat esillä kaikkien luettavissa, mutta anonyymissä muodossa post-it-lapulla.

Kiitoksia Silverbucket!