Viiden kohdan katsaus hyvän toimitilan perusominaisuuksiin.

Sensorien ohjaamat, automatisoidut tilat ja luonnonmukaista vuorokausirytmiämme tukeva valaistus on uusinta uutta toimitilasuunnittelussa, mutta mitä jos mahdollisuus ei ole olla siellä ensimmäisten rohkeiden ja uskaliaiden eturintamassa? Mikä on vähimmäistaso, mihin yrityksen tilan sisustamisessa kannattaisi tähdätä ja miksi?

Tässä viiden kohdan lista tekijöistä, joita toimitilan kannattaisi ainakin tukea:

1. Sosiaalisuuden ja yhteenkuuluvuuden tukeminen

”Satunnaisille toimistosurffailijoille on tärkeää tuoda tunne pysyvyydestä ja yhteenkuuluvuudesta, omasta “pesästä” – aina silloin kun he toimistolle saapuvat.”

Työn luonne on muuttunut nykyään hyvin monimuotoiseksi. Työtä tehdään mobiilisti eri sijainneista esim. etätyötä kotoa käsin tehden tai asiakkaan tiloissa toimien. Toimistolla pyörähdetään epäsäännöllisesti silloin tällöin. Onko toimitilalla silloin enää merkitystä?

Sosiaalisuuden ja yhteenkuuluvuuden tukeminen on noussut tärkeäksi tekijäksi toimitiloissa kahdesta syystä:

Yrityksen henkilökunta on yrityksen tärkeintä omaisuutta ja me ihmiset haluamme luontaisesti tuntea kuuluvamme laumaan, olla siis osa turvan antamaa yhteisöä. Tällöin jopa satunnaisille toimistosurffailijoille on tärkeää tuoda tunne pysyvyydestä ja yhteenkuuluvuudesta, omasta “pesästä” – aina silloin kun he toimistolle saapuvat.

Kun henkilöstö on vihdoin toimistolla, on myös tärkeää että he ottavat kontaktia muihin. Luovan ajattelun ja kehittymisen kannalta vielä tärkeämpää olisi, että erityisesti erilaiset ihmiset ja osaamisalueet kohtaisivat. Kohtaaminen tapahtuu luontevan yhteistoiminnan kautta.

Yhteistoiminta voi olla yrityksen sisäistä henkilöstön kohtaamista tai eri yrityksissä työskentelevien (esim. pienet toimijat / yksityisyrittäjät) kohtaaminen ja verkostoituminen.

Yhteistoimintaa voi tukea sosiaalista kohtaamista tukevien houkuttelevien tilojen avulla.

2. Kodinomaisuus:

Kotia muistuttava ympäristö saa ihmisen rentoutumaan ja siten syventymään.”

Olohuonemaiset kahvilat ja baarit ovat olleet arkipäivää pitkään jo ravintola-alalla. Ja arvatenkin syystä, että niiden avulla voi kokea elämyksellisen hetken ja hypätä muutamaksi minuutiksi kodinomaiseen rentouttavaan moodin kesken kaupungin tai kauppakeskuksen vilinän. Rentouttavan hetken jälkeen olo voi olla jopa virkistynyt. Henkilö on valmis astumaan takaisin hektiseen elämään.

Kodinomaiset pisteet työpaikalla auttavat samalla tavalla ottamaan etäisyyttä ja rytmittämään työtä. Kotia muistuttava ympäristö saa ihmisen rentoutumaan ja siten syventymään esim. paremmin käsillä olevaan tehtäväänsä. Pisteessä oleilu suo myös virkistävän mikrotauon.

3. Positiivisen työntekijämielikuvan synnyttäminen

Persoonallinen, yrityksen hengen mukainen ja sen käyttäjiensä toimintoja aidosti tukeva työskentelytila synnyttää henkilöstössä ylpeyttä ja vahvistaa henkilökohtaista positiivista sidosta.”

Työvoiman saanti on entistä hankalampaa. Fyysiset toimitilat kannattaa valjastaa siksi myös osaksi yritysmielikuvan luomista.

Persoonallinen, yrityksen hengen mukainen ja sen käyttäjiensä toimintoja aidosti tukeva työskentelytila synnyttää henkilöstössä ylpeyttä ja vahvistaa henkilökohtaista positiivista sidosta työnantajayritystä kohtaan. Lisäksi persoonallinen, laadukas työtila puhuu hiljaista kieltään myös vierailijoille, esim. uusille rekryttäville henkilöille.

4. Kokoustamisen mahdollistaminen

Muuttunut työkultuuri vaatii työvälineet myös näille sadoille päivän aikana tapahtuville minipalavereille. ”

Teemme harvoin enää töitä täysin yksin. Työtehtävistä moniin liittyy yhteistyö. Työkulttuurimme on muuttunut kokoustamiseksi, milloin kaksin, milloin suuremmalla porukalla, virtuaalisesti tai fyysisesti toisiamme kohdaten. Muuttunut työkultuuri vaatii työvälineet myös näille sadoille päivän aikana tapahtuville minipalavereille. Siten, että kokouksen pitäminen on mahdollista ja että siihen pääsevät osalliseksi vain ne, jotka asiaan liittyvät.

5. Hyvinvointi ja jaksaminen

Palautumiseen ei vaadita massiivista henkilöstöpäivää, vaan tärkeämpää on mahdollistaa mikrotauokojen ja palauttavan toiminnan tekeminen monta kertaa työpäivän aikana.

Kiihtyvä työtahti ja paine uusien ratkaisujen löytämiseksi vaatii täysipainoista sitoutumista ja paljon energiaa henkilöstöltä. Merkityksellisen työn lisäksi työssä jaksamiseen tutkitusti yksi voimakkaimmin vaikuttavista tekijöistä on palautuminen.

Yritykset eivät voi valitettavasti vielä hallita täysin yksilöiden henkilökohtaista elämää ja patistella vapaa-ajalla palauttavaan ja terveyttä edistävään toimintaan, mutta onneksi työtiloilla ja toimintakulttuurilla voi vaikuttaa työntekijöiden palautumiseen työajan puitteissa. Palautumiseen ei vaadita massiivista henkilöstöpäivää, vaan tärkeämpää on mahdollistaa mikrotauokojen ja palauttavan toiminnan tekeminen monta kertaa työpäivän aikana. Onko se jumppahetki, kahvituokio hymyn ja hersyvän naurun kera vai pienoismallien rakentelua – se mikä sopii parhaiten juuri teidän yrityksen henkilöstölle selviää vain kuulemalla tarkoin henkilöstön toiveita ja tarpeita.

Hyvää perustyöpäivää ihan kaikille!
Jos sinua kiinnostaa toimitilojen kehittäminen ja työympäristöjen tilasuunnittelu, lue blogiani ja seuraa minua LinkedIn:ssä.