Työympäristön kehittäminen ja erityisesti tietotyön optimointi on nyt pinnalla. Aiheesta löytyy runsaasti tutkimuksia – ja asian voi kiteyttää sanomalla, että tietotyön sujuvuutta ei voi parantaa vain sisustamalla tilat ‘nätiksi’.

Työympäristöjen tila- ja sisustussuunnittelijana olisi nyt mukava vain luvata: ”riittää, että toimitilanne on esteettisesti miellyttävä ja markkinointiviestiänne vahvistava”. Mutta…

Tietotyön sujuvuutta ei voi parantaa pelkästään työympäristön sisustussuunnittelulla.

Miksi työtiloihin satsaaminen ei riitä?

Työympäristö on moniulotteinen asia. Jos työympäristöä ja erityisesti tietotyöhön suunnattua sellaista halutaan tehostaa, tulee työtilojen lisäksi panostaa myös yrityksen ja sen henkilöstön toimintatapojen muutokseen sekä työympäristön muiden tasojen, kuten sosiaalisen, virtuaalisen ja ihmismielessä olevan kokemuksellisen ympäristön kehittämiseen.

1. Työympäristön kehittämisen tärkein steppi: mitä tapahtuu muutoksen jälkeen

Aloitetaan kuvitteellisesta tilanteesta, jossa toimitila on onnistuttu muuttamaan sisustussuunnittelun lisäksi myös tietotyön tekemistä paremmin tukevaksi kokonaisuudeksi. Hyvä lopputulos ei kuitenkaan riitä – työympäristön kehittäminen jää puoli tiehen, jos käyttäjiä ei muisteta opastaa tilan tehokkaaseen käyttöön.

Näin upean esimerkin tutustuessani Kinnarpsin toimitiloihin Helsingissä tammikuussa 2020. Astuessamme työtilaan, oli aulassa infotaulu, johon oli merkitetty selkeästi minkälaisia alueita työtilassa oli ja minkälaiseen työhön kukin alue oli tarkoitettu.

Tämä voi kuulostaa turhuudelta, mutta tiedän myös caseja, jossa tilat on uudistettu, mutta satapäinen käyttäjäkunta ei ole osannut hyödyntää lopulta tilan mahdollisuuksia, sillä heille ei ole infottu uusista työtavoista ja niihin sopivista työtiloista riittävän selkeästi.

Toisinaan potentiaalin täysi hyödyntäminen tarkoittaa, että myös joitakin vanhoja, tietotyön rasitteena olleita toimintatapoja tulee muuntaa uuteen malliin sopivaksi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että ”hälyyn tulisi vaan sopeutua” tai ”työ on nyt vaan tehtävä pienellä läppärin näytöllä”, vaan muuntamisen kohteena tulisi olla oikeasti tietotyötä hankaloittavat tai lopputuloksen laatuun negatiivisesti vaikuttavat toimintamallit. Yritykset kyllä tietävät mitä nämä ovat, kunhan asiaa maltetaan vain tutkia.

2. Tietotyöhön soveltuvan tilan peruspilarit

Tietyötä tukeva tila mahdollistaa keskittymisen, jatkuvan oppimisen sekä yhteistyön. Tietotyötä tekevälle on myös tärkeää luoda tunne arvostuksesta, jota voidaan sosiaalisen työympäristön lisäksi tuoda ilmi myös fyysisessä ympäristössä esim. henkilöstä arvostavien tilaratkaisujen avulla. On hyvä, jos henkilöstölle välittyy viesti, että ”heitä koskevat ratkaisut eivät ole aina menoerä” vaan heidän työpanostaan arvostetaan.

Yllä olevien peruspilareiden joukkoon lisäisin kasvavana trendinä olevan työuupumuksen tähden myös mahdollisuuden rauhoittua ja levätä aidosti kesken työpäivän.

3. Toimiihan virtuaalinen työympäristö kaikissa tilanteissa?

Virtuaalisen työympäristön toimivuus – siis viestintävälineet, virtuaaliset työpöydät, nettiyhteydet, järjestelmät ja muut työkalut, on myös tärkeä tekijä matkalla mutkattomaan tietotyötilaan.

Jos esimerkiksi tamperelainen devaaja tarvitsee kaksi suurta näyttöä työn tekemiseen ja kiinteän nettiyhteyden suljettuun verkkoon, mutta talon vuorovaikutustilassa on vain wlan ja pienet kahvilapöydät, voi käydä niin että ideointipalaverit pidetäänkin edelleen keskittymiseen varatulla alueella muiden tietotyötä torpetoiden. Työympäristön kehittäminen kannattaa ulottaa fyysisen tilan lisäksi myös virtuaalisen työympäristön puolelle.

4. Asenteisiin on vaikea vaikuttaa, mutta se on mahdollista

Kokemuksellisella ympäristöllä tarkoitan tässä yhteydessä ihmismielen sisäistä kokemusta, esimerkiksi asenteita ja henkilön aiempia kokemuksia, jotka vaikuttavat voimakkaasti siihen miten tilanteet tulkintaan ja mikä on henkilön motivaatiotaso. Motivaatio taasen vaikuttaa tietotyön osa-alueisiin keskittymisestä aina uuden oppimiseen ja innovaatioiden tekemiseen.

Ihmismielen sopukoiden tunteminen ja niihin vaikuttaminen on tunnetusti vaikeaa, mutta pitkäjänteisellä työllä sekin on mahdollista. Yksilöt ja tiimit voivat käyttää esimerkiksi työnohjausta asenteiden ja kokemuksellisen maailmaan muuntamiseen tietotyötä paremmin tukeviksi.

Yrityksen strategian kehittämiseen ja jalkauttamiseen kannattaa myös panostaa. Onhan osana strategiaa yleensä niiden välineiden tunnistaminen, jolla (tieto)työskentelystä saadaan tehokkaampaa tai tuotteliaampaa ja sen myötä yrityksen liiketoiminnalle myös kasvua. Strategian tunnistaminen ja luominen voi olla helppoa, mutta sen jalkauttaminen, siitä viestiminen ja sen toteen eläminen yrityksen käytännön arjessa jo haastavampi juttu. Vaikka vanhat työtavat ja mallit toimia ovat syvään juurtuneita, voidaan niitä kuitenkin hiljalleen muuntaa pitkäjänteisen toiminnan tuloksena.

Mitä osa-aluetta kehittämällä voisitte helpoiten tehostaa tietotyötä ja siten kannattavuuttanne? Siinäpä mietittävää jo tulevaa vuotta ajatellen.

Jos olet kiinnostunut työtilojen ja ympäristöjen kehittämisestä, seuraa minua LinkedIn:ssä tai lähetä kontaktipyyntö! Voit tutustua myös Poutaworksin kuulumisiin Instagramissa.